Evenement organiseren, melding of vergunning

1. Identificatie

U logt in met DigiD, eHerkenning (met minimaal betrouwbaarheidsniveau 2+), of eIDAS.

2. Tekeningen

U levert een situatietekening of plattegrond van het evenement aan. In de veelgestelde vraag ‘Hoe maak ik een tekening?’ staat precies hoe deze moet worden aangeleverd.
Wordt het evenement gehouden in een tent of gebouw? Dan is ook een aparte inrichtingstekening nodig. De instructie hiervoor vindt u op dezelfde plek.

3. Draaiboek en veiligheidsplan

Als u een draaiboek heeft, ontvangen wij dit graag. Voor zogenoemde aandachtsevenementen is ook een apart veiligheidsplan verplicht.

4. Brandveiligheid

Vindt het evenement plaats in een tent? Dan moet u een certificaat brandveiligheid aanleveren. Dit kunt u opvragen bij de leverancier van de tent.

5. Gebruik van terrein

Als het evenement plaatsvindt op een terrein dat niet uw eigendom is, is een schriftelijke toestemming van de eigenaar nodig. Deze moet voorzien zijn van een handtekening.

6. Alcohol schenken

Als er alcohol wordt geschonken, is een ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet nodig. Daarnaast moeten ook de verklaringen sociale hygiëne, kopieën van legitimatiebewijzen en de adresgegevens van de leidinggevenden worden meegestuurd.

7. Sportevenement, demonstratie of protestactie

Gaat het om een sportevenement, demonstratie of protestactie? Dan moet u aangeven welke route gevolgd wordt en op welke plaatsen verkeersregelaars worden ingezet.

8. Verkeersregelaars

Als u verkeersregelaars inzet, moet u een kopie van hun aanstellingsbesluit aanleveren. Zijn de verkeersregelaars nog niet aangesteld? Dan kunnen zij de e-learning volgen via verkeersregelaarsexamen.nl. Deze moet uiterlijk twee weken vóór aanvang van het evenement zijn afgerond.

Als uw evenement voldoet aan de onderstaande voorwaarden, hoeft u alleen een melding te maken:

• het is een doorstroom-evenement. Dit is een evenement waarbij bezoekers vrij rondlopen en er geen vaste zitplaatsen zijn.;
• er komen niet meer dan honderd personen;
• het evenement is tussen 13.00 en 23.00 uur;
• er is geen muziek te horen voor 13.00 uur of na 23.00 uur;
• het evenement is niet op de rijbaan, (brom)-fietspad, parkeerplaats of ergens anders waar het een belemmering is voor verkeer en de hulpdiensten;
• er worden alleen kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan tien vierkante meter per object;
• er is een organisator;
• de organisator heeft binnen vijftien werkdagen voorafgaand aan het evenement melding gedaan;
• Voor de melding van een niet vergunning plichtig evenement heeft u wel een tekening of plattegrond nodig van het evenement. 

Met behulp van een goede tekening geeft u andere partijen een inzicht in uw ideeën voor het evenement. De tekening kunt u zien als basis voor het evenement. Als u alle onderdelen van het evenement intekent weet u zeker dat de opstelling past binnen het terrein. Aan de hand van de tekening kan iedereen de situatie overzien. De gemeente en adviseurs vanuit de veiligheidsregio kunnen zien waar alles wordt geplaatst. Dit helpt de adviseurs bij het opstellen van hun advies. Hulpdiensten weten met een calamiteit waar zij moeten zijn en hoe zij kunnen aanrijden. Hieronder is aangegeven wat er in een situatietekening en plattegrond opgenomen moet worden.

Als basis gebruikt u een bestaande plattegrond. Bijvoorbeeld Google Maps (externe link) of PDOK-viewer (externe link).

De tekening voldoet aan de volgende eisen:

• De tekening moet digitaal gemaakt zijn, dus geen potloodtekening.
• U levert een digitaal bestand aan, we stellen geen eisen aan het type bestand. U kunt bijvoorbeeld een jpg-bestand of pdf-bestand indienen.
• Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB, vanwege de uploadlimiet van onze systemen.

Op de tekening moet het volgende staan:

• de schaal: de tekening heeft minimaal een schaal van 1:100;
• een noordpijl;
• adres en ligging van het evenemententerrein;
• grenzen van het evenemententerrein (oppervlakte maten);
• aanrijroutes en opstelpost voor de hulpdiensten (ambulance, brandweer en politie);
• de toegang en de vluchtroute(s) met de breedte (aanrijdroutes en vluchtroutes dienen gescheiden routes te zijn);
• verzamelplaats;
• parkeergelegenheden;
• de af te leggen route bij wandel- en/of sportevenementen;
• locatie verkeersregelaars;
• wegafzettingen;
• locatie noodverlichting (indien openbare verlichting of daglicht niet voldoende is);
• een legenda: in de tekening zit een uitleg van de symbolen of kleuren waarmee u bepaalde zaken aanduidt.

Hoe maak ik een inrichtingstekening (binnen) van tent/en of gebouw?

Gebruikt u een tent en/of gebouw waar 50 personen of meer tegelijkertijd aanwezig zijn, dan is een inrichtingstekening nodig.

Met behulp van een goede tekening geeft u andere partijen een inzicht in uw ideeën voor het evenement. De tekening kunt u zien als basis voor het evenement. Als u alle onderdelen die worden geplaatst en de (nood)uitgangen intekent kan de brandweer berekenen hoeveel personen er daadwerkelijk in de tent en/of gebouw passen. Hieronder is aangegeven wat er op de inrichtingstekening moet staan.

De tekening voldoet aan de volgende eisen:

• De tekening moet digitaal gemaakt zijn, dus geen potloodtekening.
• U levert een digitaal bestand aan, we stellen geen eisen aan het type bestand. U kunt bijvoorbeeld een jpg-bestand of pdf-bestand indienen.
• Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB, vanwege de uploadlimiet van onze systemen.

Op de tekening staat in ieder geval:

• de schaal: de tekening heeft tenminste een schaal van 1:100;
• de maatvoering van de tent en/of ruimte in het gebouw (gebruiksoppervlakte in m2);
• hoogte vloeren (peil);
• locatie van bar(s) en stands waar etenswaren en drinken worden verkocht;
• locatie EHBO;
• vluchtroute aanduiding;
• breedte van de uitgangen van de tent en/of gebouw;
• locatie brandblussers.

Deze kunt u van ons lenen:

We hebben een aantal AED’s beschikbaar voor evenementen. U kunt ons e-mailen als u een AED wilt lenen. Graag aangeven wanneer en hoelang u de AED wil gebruiken.

Evenement binnen:

• op vrijdag en zaterdag ligt het eindtijdstip op 01.30 uur;
• op zondag tot en met donderdag of met zondag gelijkgestelde feestdagen ligt het eindtijdstip op 00.30 uur;
• het geluid moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd;
• het uitschenken van alcohol en etenswaren moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd.

Evenement buiten:

• op vrijdag en zaterdag ligt het eindtijdstip op 00.30 uur;
• op zondag tot en met donderdag of met zondag gelijkgestelde feestdagen ligt het eindtijdstip op 23.30 uur;
• het geluid moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd;
• het uitschenken van alcohol en het verstrekken van etenswaren moet 30 minuten voor het eindtijdstip worden beëindigd.

Grote en risicovolle evenementen moeten voor 31 oktober van het voorafgaande jaar worden aangemeld. De hulpdiensten kunnen dan hun beschikbaarheid plannen. Als er veel grote evenementen tegelijk gepland staan, kan het gebeuren dat evenementen moeten verschuiven. Aan de aanmelding kunnen geen rechten ontleend worden.

Aanmelden groot evenement voor regionale evenementenkalender.

Om de risico’s vooraf goed in te schatten, wordt bij elke aanvraag van een evenement uitgegaan van een risicoscan.

Deze scan wordt door Veiligheidsregio en politie  gemaakt. Deze scan bepaalt in eerste instantie de zwaarte van het evenement en maakt daarbij onderscheid in drie categorieën A, B of C.

A,B of C op basis van risicoprofiel

Er worden veel verschillende soorten evenementen georganiseerd. Aan het ene evenement zijn meer risico’s verbonden dan aan het andere. Door evenementen in te delen in bepaalde categorieën is het mogelijk om hieraan een specifiek afhandelingsproces te koppelen. Vanuit het oogpunt van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op een fysieke leefomgeving, gevolgen voor het verkeer, klantgerichte dienstverlening, beperking van administratieve lasten en tegemoetkoming van de organisatoren is ervoor gekozen de vergunningsplichtige evenementen op te delen in categorieën.

De gemeente bepaalt de categorie en voert de risicoscan uit. Deze categorisering van evenementen is vooral van belang voor het niveau van advisering en multidisciplinaire voorbereiding als onderdeel van het vergunningstraject. Ook kan de categorisering handvatten geven voor vergunningsvoorwaarden en veiligheidsmaatregelen. Als uw evenement niet als vergunningsplichtig evenement wordt aangemerkt, dan volstaat een melding ‘klein evenement’.

Als uit de risicoscan blijkt dat het evenement een aandacht-evenement of een risico-evenement is, dan moet u een veiligheidsplan opstellen. Dit krijgt u van ons te horen. 

Download hier het invuldocument Veiligheidsplan.

Landelijk geldt de gebruiksmelding. Deze melding geldt voor het in gebruik nemen van verblijfsruimtes zoals een tent en open terrein in de volgende gevallen:

• in plaatsen waar zich 150 of meer personen tegelijkertijd bevinden;
• waar meer dan 10 personen overnachten;
• ruimtes waar verzorging wordt geboden aan meer dan tien kinderen tot 12 jaar en/of gehandicapten.

Voor brandveiligheid in gebouwen blijft het bouwbesluit gelden.

De melding brandveilig gebruik en basishulpverlening moet tegelijk met de aanvraag voor de evenementenvergunning bij ons worden ingeleverd.

Het kan zijn dat er nog extra voorwaarden worden bepaald, waaraan het evenement moet voldoen.

Bekijk hier het Besluit brandveilig gebruik overige ruimten.

• In het Evenementenbeleid van de gemeente Hollands Kroon leest u wat u moet regelen om een evenement veilig en goed te organiseren. U vindt hierin welke vergunning u nodig heeft en welke regels er gelden. Ook leest u wat u als organisator zelf moet doen, zoals omwonenden op tijd informeren en zorgen voor de veiligheid. De gemeente werkt samen met politie, brandweer en andere hulpdiensten om het evenement veilig te laten verlopen. 
• Wilt u (buiten) reclame maken? Dat kan, maar er zijn wel regels waar u zich aan moet houden.
• Het kan zijn dat u bij het organiseren van een evenement te maken krijgt met de Wet Natuurbescherming. De Provincie Noord-Holland is hiervoor het bevoegd gezag. In sommige gevallen moet u een ontheffing aanvragen, bijvoorbeeld als uw evenement mogelijk beschermde dieren, planten of hun leefgebied verstoort. Dit regelt u via de Omgevingsdienst Noord-Holland Noord: www.odnhn.nl.
• Wij bieden namens de gemeente een evenementenverzekering aan. Let op: als organisator blijft u zelf verantwoordelijk voor het evenement en alles daaromheen. Niet alle schade of kosten worden gedekt door de verzekering.
• Het Damoclesbeleid (opiumwet) geldt om de veiligheid te waarborgen en criminele activiteiten te voorkomen. Als organisator bent u verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen om drugsgebruik en -handel tijdens uw evenement te voorkomen.

En vinden er tijdens dit evenement verder geen andere activiteiten plaats binnen onze gemeentegrenzen?
Dan heeft u een verklaring van geen bezwaar nodig.
Wat u moet weten:

Dien uw aanvraag in minimaal 8 weken vóór de geplande datum van de rit of tocht.

Vergeet niet: u moet bij elke gemeente waar de route doorheen loopt een aparte verklaring aanvragen.

Daarnaast kan het zijn dat u ook toestemming nodig hebt van andere weg eigenaren, zoals:

• de provincie,
• een waterschap,
• of particuliere grondeigenaren.