Schrijfstijl

Wij schrijven in duidelijke taal

Hollands Kroon schrijft op taalniveau B1.

Onze teksten zijn helder en begrijpelijk. Ze zijn aantrekkelijk en goed afgestemd op de lezer. Eenvoudig Nederlands is hiervoor de standaard. We schrijven onze teksten daarom altijd op taalniveau B1. Door dat te doen maak je altijd een duidelijke tekst.

Een tekst op taalniveau B1 heeft:

  • een duidelijke structuur;
  • korte zinnen;
  • begrijpelijke woorden.

80% van de Nederlanders begrijpt een tekst die geschreven is op taalniveau B1. Hiermee bereiken we dus veel inwoners.

In deze schrijfwijzer lees je hoe je op taalniveau B1 schrijft

Je leest in deze schrijfwijzer hoe je voor iedereen aantrekkelijk en begrijpelijk schrijft. Op die manier nodig je de lezer(s) uit om jouw teksten te lezen. De lezer begrijpt wat je bedoelt en wat je verwacht. Dat voorkomt dat onze inwoners moeten nabellen of mailen. Zo besparen we onze inwoners veel tijd en frustratie. Tegelijkertijd scheelt het onszelf en de organisatie ook veel tijd en geld.

Zo gebruik je deze schrijfwijzer

In Zo klinkt duidelijke taal lees je meer over onze schrijfstijl. Die stijl passen we toe in al onze teksten. Ben je op zoek naar informatie over een bepaalde tekstsoort? Neem dan een kijkje bij de bijlagen. Aan het eind vind je een voorbeeldbrief. Zo zie je gelijk het resultaat van de tips in deze schrijfwijzer!

Zo klinkt duidelijke taal

Schrijven op taalniveau B1, hoe doe je dat eigenlijk? En hoe maak je je tekst persoonlijk en toegankelijk? Je leest het in dit hoofdstuk.

Bedenk voordat je begint met schrijven dat je in gesprek bent met je lezer. Bekijk de situatie vanuit zijn of haar perspectief. Stel je lezer centraal. Schrijf dus niet ‘wij sturen u..’, maar ‘u krijgt…’.

Dus: Wij verzoeken u het formulier terug te sturen.
Wordt: Wilt u het formulier naar ons terugsturen? / Stuur het formulier aan ons terug.

En: Men kan een verzoek indienen…
Wordt: U kunt een verzoek insturen…

Schrijf niet vanuit een wet of regel. Leg juist uit wat die wet voor je lezer betekent.

De beslissing of je ‘u’ of ‘jij’ gebruikt hangt af van je lezer. Schrijf je naar een collega of goede relatie? Gebruik dan ‘je’ en ‘jij’. Schrijf je naar een inwoner of andere formele relatie? Dan gebruik je in de regel ‘u’. Let in het bijzonder op met je teksten voor de website en sociale media. Op onze website schrijven we namelijk ‘u’. Maar op sociale media gebruiken we ‘je’ en ‘jij’.

De gemeente is voor veel mensen ongrijpbaar en afstandelijk. Schrijf daarom zoveel mogelijk in de ik- en wij-vorm. Gebruik ‘ik’ als je zelf iets doet. Schrijf ‘wij’ voor de gemeente.

Dus: Wij zullen u hier in de loop van volgende week over bellen.
Wordt: Volgende week woensdag bel ik u hierover.

Dus: Hierin vraagt u de gemeente om informatie.
Wordt: Hierin vraagt u ons om informatie.

  • In een informele brief. Dus niet in een beslissing of officiële afwijzing.
  • Alleen in een ‘namens-brief’ of in een brief die je eindigt met ‘Met vriendelijke groet’.

In een brief van burgemeester en wethouders gebruik je altijd de wij-vorm.

Bedenk hoe je je tekst zo makkelijk en aantrekkelijk mogelijk maakt voor je lezer.

In je openingszin laat je merken dat je je inleeft in de situatie van je lezer. Zo open je origineel en staat je lezer direct centraal.

Dus: Naar aanleiding van uw evenementenaanvraag…
Wordt: U wilt een evenement organiseren.

Gebruik in je teksten woorden die je ook gebruikt wanneer je met iemand praat. Twijfel je over een woord in je brief of e-mail? Kijk dan eens op www.ishetb1.nl. Zo kom je er snel achter of het woord bekend genoeg is. Gebruik dus geen:

  • vaktaal. Bedenk dat je lezer waarschijnlijk niet bekend is met onze procedures. Woorden als ‘ambtshalve’, ‘principeverzoek’ en ‘vigerend bestemmingsplan’ zijn te moeilijk. Gebruik daarom voor deze woorden gewone, alledaagse woorden. Kun je echt niet om een lastig woord heen? Leg het dan uit, zodat je lezer toch weet wat je bedoelt. Vind je het moeilijk om een synoniem te bedenken voor je vakwoord? Zie de woordenlijst voor suggesties.
  • moeilijke of ouderwetse woorden. Schrijf bijvoorbeeld niet ‘conform’, maar ‘volgens’. Ook hiervoor kijk je in de woordenlijst. Zo zie je snel hoe je een ouderwets woord vervangt voor een modern woord.
  • moeilijke afkortingen. Afkortingen vertragen het leestempo en niet iedereen kent ze. Bovendien klinken afkortingen ouderwets. En ze zijn makkelijk te vervangen door gewone woorden. Schrijf dus geen ‘t.a.v.’ maar gewoon ‘voor’. In twee gevallen kun je wel afkortingen gebruiken:
  1. Sommige afkortingen maken de tekst juist makkelijker. De afkorting ‘Wlz’ voorkomt bijvoorbeeld dat je steeds ‘Wet langdurige zorg’ moet schrijven. Schrijf in dit soort gevallen de wet één keer uit met de afkorting tussen haakjes. Daarna gebruik je de afkorting. Dus: Wet langdurige zorg (Wlz).
  2. Ook heel gangbare afkortingen kun je gebruiken. Die schrijven we met kleine letters, zonder punten. Bijvoorbeeld ‘bv’ of ‘btw’.

Schrijf dus niet eerst ‘vergoeding’ en daarna ‘compensatie’. Vaak is één van de woorden ook makkelijker dan het andere. Zoals hier. ‘Vergoeding’ is een betere keuze dan ‘compensatie’.

Data schrijven we zoveel mogelijk voluit: 14 november 2022. Wil je hem afkorten dan zo: 14-11-2022.

Tijden schrijven we zo: 9.00 uur of 14.00 uur. En van 7.00 tot 12.00 uur.

Tot en met twintig schrijven we getallen voluit (zeventien). Hetzelfde geldt voor hele honderdtallen (vierhonderd) en hele duizendtallen (twaalfduizend). Andere getallen schrijven we in cijfers. Bij getallen van duizend of meer zetten we een punt tussen het duizendtal en de rest (12.567). Noem je in een zin getallen onder en boven de twintig? Schrijf ze dan óf allemaal voluit óf allemaal in cijfers. Voor grafieken en tabellen geldt uiteraard: altijd in cijfers!

Bedragen beginnen altijd met een valutateken (€ voor euro’s). Na het valutateken komt een spatie, gevolgd door het bedrag. Na het duizendtal komt een punt (€ 13.476,50). Hele bedragen eindigen met een liggend streepje achter de komma (€ 12.000,-).

Telefoonnummers schrijven we zo:
0223 – 536 100
06 – 52 480 880
034 – 567 8900

Dubbele aanhalingstekens (“…”) gebruik je alleen voor citaten (iemand zegt iets).
Enkele aanhalingstekens (‘…’) gebruik je voor titels.

Schrijf korte zinnen

Probeer zinnen te schrijven van maximaal 12 woorden. Een zin van 15 woorden kun je ook best eens gebruiken. Zorg er dan wel voor dat je de volgende zin korter maakt. Lange zinnen zijn meestal ook helemaal niet nodig. De meeste kun je in stukken knippen. Dat kun je doen door:

  • Een punt in plaats van de komma te zetten;

Dus: Naar aanleiding van de vergunningaanvraag die mevrouw Meijer gisteren met u besproken heeft, bevestig ik u hierbij dat u hebt toegezegd dat u ons alsnog de ontbrekende stukken toestuurt.
Wordt: Gisteren sprak u met mevrouw Meijer. U heeft toen uw vergunningsaanvraag besproken. U heeft afgesproken dat u ons de ontbrekende stukken nog stuurt.

  • Een vraag en antwoord te schrijven;

Dus: Als u nog vragen heeft, dan kunt u ze stellen via ons contactformulier.
Wordt: Heeft u nog vragen? Stel ze dan via ons contactformulier.

  • Een opsomming te maken. Schrijf altijd maximaal één boodschap in een zin.

Zoals ‘maar’, ‘toen’, ‘daarom’, ‘want’, ‘als eerste’, ‘bijvoorbeeld’ of ‘ook’. Je mag je zinnen hier ook mee beginnen.

Vermijd dus zogenaamde ‘tangconstructies’. In zo’n zin staan woorden die bij elkaar horen ver uit elkaar. Zo snapt je lezer pas aan het einde van de zin wat je bedoelt.

Dus: Vrijdagavond vond, na lang overleg met omwonenden, de presentatie van het definitieve plan X plaats.
Wordt: Vrijdagavond is het definitieve plan X gepresenteerd. Hierover is lang overlegd met omwonenden.

Probeer zoveel mogelijk actief te schrijven. Dat betekent dat je woorden als ‘worden’, ‘kunnen’ en ‘zullen’ vermijdt. Zo maak je je tekst meteen persoonlijk en duidelijk.

Dus: Het formulier dient voor maandag te worden ingeleverd.
Wordt: Wilt u het formulier voor maandag inleveren?

En: Wij zullen hierover binnenkort een informatieavond organiseren.
Wordt: Hierover organiseren wij binnenkort een informatieavond.

Vaak is het makkelijk om je boodschap vaag te formuleren. Maar je lezer help je hier niet mee. Ook loop je het risico dat je lezer gaat nabellen of e-mailen. Wees daarom altijd zo concreet mogelijk.

Dus: Aan de uitvoering van dit project zijn de nodige kosten verbonden.
Wordt: Dit project kost € 40.000,-.

Stel je positief op

Zelfs bij moeilijke of vervelende boodschappen kun je je positief opstellen. Hieronder lees je hoe je dat doet.

De toon van je tekst is belangrijk voor je lezer. Positief taalgebruik geeft een andere lading aan de boodschap van je brief. Ook als die boodschap misschien niet zo leuk is voor de lezer.

Dus: Op vrijdag zijn wij vanaf 16.00 uur gesloten.
Wordt: Op vrijdag zijn wij tot 16.00 uur geopend.

Dus: Wij verzoeken u de openstaande rekening binnen veertien dagen na dagtekening van dit schrijven te voldoen. Indien u in gebreke blijft, zijn wij genoodzaakt een incassobureau in te schakelen.
Wordt: Wilt u uw openstaande rekening voor 1 januari 2022 betalen? Zo voorkomt u extra kosten voor het inhuren van een incassobureau.

Bedenk je voordat je schrijft: wat zou ik zelf willen lezen? Geef extra informatie en nuttige tips.

Noem bijvoorbeeld niet alleen de naam van de contactpersoon van je lezer. Vermeld ook bij welk team die persoon werkt. En nog belangrijker: hoe je lezer hem of haar bereikt. Verwijs naar de website voor meer informatie. Geef ook aan waar op de website je lezer precies moet zijn. Liggen er stukken ter inzage? Leg uit waar je lezer deze vindt en tot wanneer.

Zo maak je je tekst een stuk persoonlijker. Breng je goed nieuws? Dan gebruik je woorden als ‘graag’, ‘succes’, ‘gefeliciteerd’ en ‘veel plezier’. Breng je slecht nieuws? Leef dan ook mee. Ook als het slechte nieuws door de gemeente komt. Begin je zin dan bijvoorbeeld met:

  • “Jammer,…”
  • “Ik kan mij voorstellen…”
  • “Ik begrijp dat u…”
  • “Om u toch te helpen…”

Bijvoorbeeld als er iets is misgegaan. Geef wel altijd uitleg. En vertel hoelang het ongemak duurt. Geef zo concreet mogelijk aan wat er komt of is gebeurd. Vermijd dus ‘wegens omstandigheden’ of ‘komende tijd’.

Voorbeeld:
Door ziekte in ons team is een achterstand ontstaan. Ik kan me voorstellen dat dat vervelend voor u is. Toch hoop ik dat u het begrijpt. Wij behandelen uw aanvraag binnen 2 weken.

Woorden om te vermijden

Bekijk hieronder deze lijst met moeilijke woorden en de makkelijkere (B1) versie ervan.

A
AangaandeOver
AansturenLeiding geven
AanvangenBeginnen
AchtenVinden
AdVan
Als gevolg vanDoor
AlsmedeOok, en
AlvorensVoordat
AnderszinsOp een andere manier, anders
B
BehoevenMoeten, hoeven
BehoudensMet uitzondering van, onder voorbehoud van
BeogenBedoelen
BetreffendeOver
BlijkensGezien, zoals blijkt uit
C
c.q.Meestal vervangen door ‘of’ of ‘en’
ConflicterenBotsen/strijden
D
DaarOmdat
DerVan de
DerhalveDaarom, om die reden
DienaangaandeDaarover
Dienen teBehoren, moeten
DientengevolgeDaarvoor
DiscrepantieVerschil, tegenstrijdigheid
DochMaar
Doen toekomenToezenden, toesturen
Door middel vanDoor
D
DaarOmdat
DerVan de
DerhalveDaarom, om die reden
DienaangaandeDaarover
Dienen teBehoren, moeten
DientengevolgeDaarvoor
DiscrepantieVerschil, tegenstrijdigheid
DochMaar
Doen toekomenToezenden, toesturen
Door middel vanDoor
E
Eerst danPas dan
EntamerenIn gang zetten
EssentieelNoodzakelijk
EvenwelEchter
EvenzeerOok
ExplicatieUitleg
F
FluctuerenSchommelen
G
GaarneGraag
GeenszinsNiet
GelieveWilt u
GenoegzaamVoldoende
GeschiedenGebeuren
HedenNu
HetgeenWat
HetwelkDat
HieromtrentHierover
I
ImplementatieUitvoering
ImplementerenInvoeren
ImplicerenInhouden, betekenen
In casuIn dit geval, in uw geval
In duploIn tweevoud
In het kader vanSoms beter te vervangen door: ‘bij’, ‘in’, ‘om’ of ‘vanwege’
IndicatieAanwijzing
IndienAls
InsisterenAandringen op
InzakeOver
J
JegensTegenover
K
KrachtensOp grond van
LaatstelijkOnlangs
M
MarginaalBijkomstig, ondergeschikt
MedeOok, onder andere
Met betrekking totOver
MiddelenGeld, bedrag
MiddelsDoor
MogeMag, kan
MutatiesWijzigingen
N
NochtansToch
O
OmtrentOver
Onder invloed vanDoor
OnderhavigDeze, dit
OnverwijldOnmiddellijk
Op het gebied vanOp, over
Opteren voorKiezen voor, de voorkeur geven aan
P
PartieelGedeeltelijk
PersisterenVolharden
PogenProberen
PrimairIn de eerste plaats
R
RecentelijkOnlangs, kortgeleden
ReedsAl
Refereren aanVerwijzen naar
RestitutieTeruggave
S
SchrijvenBrief
SedertSinds
StringentStrak, streng
SubstantieelBelangrijk
T
TeIn
Ten aanzien vanOver, voor, tegen
Ten behoeve vanVoor
Ten gevolge vanDoor
Ten principalePrincipieel
Ten uitvoer brengenUitvoeren
TeneindeOm
Ter gelegenheid vanBij
Terzake vanVoor, op het gebied van
TevensOok
ThansNu
U
Uit hoofde vanDoor, op grond van
UltimoEind
UrgentDringend
UsanceGebruik
UwerzijdsVan u, door u
V
Van de zijde vanDoor
VigerendGeldend, huidig
Voorhanden zijnBeschikbaar zijn
Voornemens zijnVan plan zijn
VorenstaandeDe/het hiervoor genoemde, deze
W
WederomWeer
WelkeDie, dat
Z
Zich verstaan metOverleggen met
ZulksDit, dat, zoiets

Er zijn nogal wat moeilijke woorden als we over het klimaat spreken. Hier vind je een lijst met makkelijkere woorden en omschrijvingen.

Moeilijk woordMakkelijker woord
AdaptatieAanpassing
AfkoppelenDe regenpijp losmaken van het riool
BiodiversiteitVerschillende soorten planten en dieren
Circulaire economieSteeds weer van afval nieuwe producten maken
DrainageAfvoeren van water onder de grond
DuurzaamheidGoed voor mens en milieu
EcologieStudie van alles dat leeft samen met de omgeving
EcosysteemAlle levende dingen samen
GeveltuintjeKleine tuin tegen een huis aan
GrindkofferBak of gat in de grond met grind
Groen dakDak met planten
HydroblobBlok dat water opzuigt en vasthoudt
InfiltratieOpname van water in de bodem
InheemsBomen, struiken en planten die van nature in Nederland voorkomen. Deze soorten zijn het best aangepast aan het Nederlandse weer en aan de omgeving. Ook worden deze soorten minder snel ziek.
KlimaatGemiddelde weer over bepaalde periode
KlimaatadaptatieAanpassing aan extremer weer
KlimaatbestendigKlaar zijn voor een veranderend klimaat met extremer weer
KlimaatstresstestTest of een gebied klaar is voor extremer weer
OnthardenWeghalen van stenen
PreventieVoorkomen van
RisicodialoogGesprek over gevaren van extremer weer
SedumdakDak met vetplanten
SponswerkingWater vasthouden in de bodem
Stimuleringsregeling klimaatadaptatieSubsidie om je tuin of terrein aan te passen aan extremer weer
VerzakkingDaling van de bodem
WadiSloot of greppel voor opvang van water
WaterbergingOpslagplaats voor water
Waterdoorlatende verhardingTegels waar water doorheen kan
WateroverlastOverlast door te veel water
Waterpasserende verhardingTegels met ruimte ertussen om water door te laten
Waterrobuuste inrichtingEen omgeving die goed tegen water kan
Watervriendelijke tuinEen tuin die water kan opvangen

Hulp bij het schrijven van teksten op taalniveau B1

Met Klinkende Taal kun je je teksten checken op taalniveau B1 en krijg je verbetersuggesties voor ‘moeilijke woorden’. Heel handig, want zo schrijf je je teksten altijd op het juiste taalniveau schrijven. En dat betekent dat al onze inwoners ons kunnen begrijpen. Wel zo dienstverlenend.

Voor Windows gebruikers

‘Klinkende Taal’ kun je gebruiken in je lokaal geïnstalleerde Word (Office pakket) en in Word in de Citrix omgeving. Een uitleg vind je in deze video:

Voor Mac gebruikers

Deze vind je niet in Word met een apart tabblad, zoals voor de Windows gebruikers, maar online via je browser. Het enige wat je dan moet doen is even je tekst vanuit Word kopiëren en plakken in de tool (en na verbeteringen weer terug in Word).

De inloggegevens

Ga naar: https://loovaneck.klinkendetaal.nl

Gebruikersnaam: vraag aan team communicatie
Wachtwoord: vraag aan team communicatie

Wil je meer hulp bij het schrijven op B1 niveau?

Log dan in op My Learning Factory. Ga naar: Ontdek > Communiceren > Schrijven. Hier vind je allerlei trainingen om beter te leren schrijven. Denk aan:

  • Schrijven op taalniveau B1
  • Schrijven van DT, college en raadsvoorstellen
  • Me-learning schrijven op taalniveau B1
  • en meer!

Schrijf je in en volg de trainingen!

Of gebruik ChatGPT

Uiteraard kun je ChatGPT prima gebruiken om je teksten te verbeteren. Houd er alleen wel rekening mee dat ChatGPT:

  • niet weet welke woorden wel of niet B1 zijn;
  • niet in staat is om alle richtlijnen tegelijk en in één keer goed toe te passen;
  • sommige regels (zoals korte zinnen of actief schrijven) niet consequent toepast;
  • soms ongevraagd onnodige informatie toevoegt;
  • soms ongevraagd belangrijke informatie weglaat;
  • soms tekst toevoegt die inhoudelijk niet correct is.

Is ChatGPT daarmee waardeloos voor het schrijven van toegankelijke content? Nee. Je kunt dat wat uit de tool komt rollen, verbeteren door ChatGPT te trainen met feedback, aanvullingen en nieuwe aanwijzingen.

Conclusie: Als je veel met content werkt, kun je ChatGPT prima gebruiken om een begin te maken met herschrijven naar B1-niveau. Ook kan ChatGPT je op ideeën brengen voor nieuwe formuleringen. Handig als je worstelt met taaie materie of met een lap wollige tekst. Lees hier meer.